Aufwand
Je nach Projektkomplexität ½ – 1 Workshoptag; regelmäßige Wiedervorlage für Abgleich Zielstellung mit Projektentwicklung.
Zeitliche Einbettung
Workshop kurz nach abgeschlossenem Onboarding zu Projektbeginn.
Ziel
Die Verständigung über grundsätzliche Projektziele und ihren Reifegrad wird unterstützt. Anhang der Ausdifferenzierung des Outcomes gemäß Best- Okay- bzw. akzeptabler Worst Case erfolgt eine Einigung über die Priorisierung der unterschiedlichen Ziele.
Idee und spezifische Form
In der Best Case-Matrix werden die Projektziele aus der Perspektive der bis Projektende zu erzielenden Ergebnisse definiert und ihr Reifegrad zu Projektende in drei unterschiedlichen Varianten definiert: dem Bast Case-Outcome, dem Okay Case-Outcome und dem akzeptablen Worst Case-Outcome.
Technisch kann die Best Case-Matrix sehr einfach, z.B. als Excel-Tabelle, umgesetzt werden.
Ziel dieser Differenzierung ist, bei Planabweichungen im Projektverlauf (z.B. durch Ressourcenprobleme oder unvorhersehbare Verzögerungen) nicht ungesteuert vom eigentlichen Projektziel abzuweichen, sondern eine klar und einvernehmlich abgestimmte Fokusverschiebung vornehmen zu können, die immer noch die Möglichkeit bietet, die am höchsten priorisierten Projektziele sinnvoll zu realisieren. Insbesondere die Ausdifferenzierung des akzeptablen Worst Case-Szenarios ermöglicht, eine Demarkationslinie für den Projekterfolg festzulegen.
Umsetzung im Projekt MaaS L.A.B.S.
Im Projekt MaaS L.A.B.S. haben wir mithilfe dieser Matrix identifiziert, dass die Entwicklung einer umfassenden, systemischen Planungsgrundlage für die Entwicklung von MaaS-Lösungen wichtiger ist, als die Ausdifferenzierung einzelner Komponenten in Demonstratoren oder Prototypen.
Somit haben wir die Demarkationslinie für den Projekterfolg (akzeptabler Worst Case) bei der Entwicklung von Planungsgrundlagen für alle Komponenten der avisierten systemischen MaaS-Lösung gesetzt. Der Okay Case bzw. der Best Case umfasste zusätzlich unterschiedliche Reifegrade der Umsetzung dieser Planungsgrundlagen.
Die Projektlaufzeit umfasste die gesamten Phasen der Covid19-Pandemie. Daraus sowie zusätzlich aufgrund der sicher verzögernden technischen Entwicklungen der autonomen Fahrzeugtechnologie sind Herausforderungen für den Projekterfolg entstanden. Um auf diese Herausforderungen agil und trotzdem im Sinne der grundsätzlichen Projektziele zu reagieren, war die Best Case-Matrix von hohem Nutzen.
Im Projekt MaaS L.A.B.S. wurde die Best Case-Matrix durch das Koordinierungsteam des Living Lab Potsdams entwickelt. Die übrigen Partner des Living Lab Potsdams wurden durch Rückspiegelung der Festlegungen einbezogen. Alle strategischen Entscheidungen im Verlauf der Projektlaufzeit wurden anhand der Best Case-Matrix mit den Projektpartnern des Living Lab Potsdams abgestimmt.
Auszug aus der Best Case-Matrix des MaaS L.A.B.S.-Projekts, der die Forschungsziele der FHP darstellt:
Zielgruppe / Rollen / Agents
Die Best Case-Matrix kann in Konsortialprojekten auf unterschiedlichen Projektebenen eingesetzt werden: zum einen auf der Konsortialführungsebene, um die grundsätzliche Projektsteuerung zu unterstützen. In diesem Fall bilden die Leitungen der Konsortialpartnerprojektgruppen das Workshopteam. Zum anderen kann die Matrix auf der Ebene der Teilprojekte eingesetzt werden. Hier bildet das Projektteam das Workshopteam. Je nach Einbindung der Praxispartner in die Projektkonzeption ist der Einbezug der Praxispartner in das Workshopteam zu entscheiden.
Wie werden die Zielgruppen ermächtigt?
Die Ermächtigung erfolgt mindestens durch Rückspiegelung der festgelegten Zielstellungen und durch gemeinsame Entscheidungen von Abweichungen im Projektverlauf gemäß der festgelegten Ziele. In einer starken Form der transdisziplinären Zusammenarbeit, in der die Zielstellungen mit allen Partnern kooperativ entwickelt wird, setzt eine Ermächtigung voraus, dass alle Partner in die Ausdifferenzierung der Matrix einbezogen sind.
Benötigte Fertigkeiten & Ressourcen
- Begriffliche Präzision bei der Beschreibung und Differenzierung der unterschiedlichen Cases
- Sichergestellter Zugang (digitale Ablage) zu der Datei für alle beteiligten Projektpartner
- Moderation der Szenario-Definition sowie des regelmäßigen Planungs- und Realisierungsabgleichs
Erfolgskontrolle / Qualitätssicherung
Die Best Case-Matrix ist dann erfolgreich, wenn sie als Selbstvergewisserungs- bzw. Planungsgrundlage in kritischen Phasen des Projekts genutzt wird. Die Projektkoordination hat die Aufgabe, die Nutzung dieses Tools in angemessenen Zeitabständen anzubieten und den Prozess zu moderieren.